FAQ - 7doc

Lange hielt sich der Mythos, dass Dokumentenmanagement nur etwas für große Unternehmen ist. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen haben mit wachsenden Papierarchiven, langen Suchzeiten und mangelnder Transparenz in Geschäftsabläufen zu kämpfen. Ursache hierfür ist häufig, dass in vielen Unternehmen auch heute noch das Verteilen und Ablegen von physischen Dokumenten an dezentralen Orten immer noch gängige Praxis ist. Diese Problematik nimmt zu, je mehr Dokumente anfallen und je komplexer die Prozesse werden. Ob sich die Anschaffung lohnt, orientiert sich also eher an der anfallenden Dokumentenmenge und der damit verbundenen Arbeitsabläufe und weniger an der Größe des Unternehmens. Schon in einer kleinen Firma, die viele Dokumente bewegt, ist die Einführung von Dokumentenmanagement sinnvoll. Schon für Ein – Mann Unternehmen ist die Einführung von 7doc rentabel, die Anschaffung von eigener Hardware und somit verbundenen Kostenaufwand ist nicht notwendig. Der Einstieg für 7doc ist schon ab 39,00 EUR im Monat möglich.

Um den maximalen Nutzen aus Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung zu ziehen, ist es wichtig, Schritt für Schritt an die Planung heranzugehen und gemeinsam einen effizienten und detaillierten Projektplan zu erarbeiten. Dieser definiert die Schritte in der Vorarbeit, Einführung sowie Nutzung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung und dauert von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich lang in der Ausführung – je nach Komplexität der Anforderungen. Unsere vorkonfigurierten Lösungen sind teilweise schon innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Hier sind Rollen, Workflows, Dokumententypen und Berechtigungskonzepte bereits angelegt, was die Lösung innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit macht.

Der Einstieg für 7doc ist schon ab 39,00 EUR im Monat möglich, generell fallen keine Investitionen in teure Hardware an. Die Kosten sind somit sehr überschaubar. 7doc Grundsetup je Mandanten bis beispielsweise 5 Benutzer kostet Sie einmalig 169,- Weitere Optionen wie Dienstleistungen & Services finden Sie in unserer Preisübersicht zu 7doc .

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist anwenderoptimiert, daher haben Mitarbeiter, die grundsätzlich mit dem PC arbeiten in der Regel keine Probleme mit einem DMS und können schnell damit arbeiten. Außerdem integriert sich das Archivsystem oftmals in bereits bestehende Unternehmensprogramme, weshalb die Nutzer in ihrer gewohnten Umgebung bleiben können und keine große Umgewöhnung stattfinden muss. Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist bei uns fester Bestandteil des Einführungsprozesses eines DMS und dauert bei intensiver Nutzung ca. 2-4 Stunden. Wir kommen dazu auf Wunsch zu Ihnen und schulen Ihre Mitarbeiter im Gebrauch des 7doc-Web Clients.

 

 

Neben Anwenderschulungen bieten wir auch Schulungen für Administratoren an. Für diese hält sich der Schulungsaufwand ebenfalls in Grenzen, da sämtliche Einstellungen und Berechtigungen zentral verwaltet werden und daher einfach zu ändern sind. Nach der Schulung sind Administratoren in der Lage das System eigenständig zu verwalten und Änderungen im Dokumentenmanagement-System ggf. selbst durchzuführen z.B., wenn eine Arbeitsplatzumstellung ansteht, da ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Typischerweise gibt es 1-2 Mal pro Jahr ein Update. Die Bereitstellung der Updates ist bei 7doc enthalten. Die Updates Ihres Dokumentenmanagement-Systems werden am Rande eines Tages durchgeführt, um eine möglichst geringe Beeinflussung zu gewährleisten.

Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind. Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur ein Dokumentenmanagement-System helfen. Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden.

Solange die elektronische Archivierung nicht im Ausland erfolgt, besteht keine Informationspflicht. nuvola7 als Cloud-Service Provider 100% eigene Server die zu 100% in Deutschland liegen.

Was genau meint der Gesetzgeber überhaupt mit "revisionssicher"? Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme. Die GoBD-konforme Speicherung der Dokumente, dass diese Dokumente im Original, lückenlos und sofort verfügbar, unverlierbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein müssen. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Außerdem sind Ihre Dokumente digital viel sicherer abgelegt als im abschließbaren Aktenschrank oder großen Kellerarchiven. Mit unserer Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage. 7doc ist dahingehend zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD.

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW erklärt auf verständliche Art und Weise

 

 

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig dabei ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die weiterhin in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen, Gerichtsurteile und wenige mehr. Natürlich wird 7doc so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, gewisse Dokumente aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden. Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen. Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löschen. Dies ist vor allem sinnvoll für Dokumente, die einer gesetzlichen Löschungspflicht unterliegen, z.B. im Personalbereich. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.

Es gibt verschiedenste Wege, um „Dokumente“ zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare „Dokumente“ umgewandelt. „Dokumente“, die bereits in digitaler Form vorliegen, können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt. Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder, wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Das bedeutet, dass der Anwender hierbei nicht zu überlegen braucht, in welches Feld er die passenden Daten zur Suche eingibt, sondern kann mit seiner Eingabe einfach den gesamten Text eines oder mehrerer Dokumente durchsuchen. Angezeigt werden ihm daraufhin alle Dokumente, die den gesuchten Begriff irgendwo im Text enthalten. Der Volltext funktioniert mit allen Office-Formaten, PDF-Dateien, gescannten Dokumenten und E-Mails inkl. Anhängen.

Durch entsprechende Vorlagen, die im Vorfeld erstellt worden sind. Hierbei werden Protokollierungen und Fehlerprüfungen aktiviert, über welche man eine Fehlfunktion sofort erkennen kann. Teilautomatische oder gar manuelle Aktionen werden vom Anwender direkt bei der Ablage kontrolliert. Selbst bei einer völlig falschen Verschlagwortung würde man ansonsten den Beleg über die Volltext-Suche finden, denn diese sucht im Inhalt des Dokuments. Wenn man also ein Dokument von „Huber“ fälschlicherweise beim Kunden „Müller“ abgelegt hat und im Volltext nach „Huber“ sucht, dann wird man auch das falsch abgelegte Dokument finden, weil auf diesem das Wort „Huber“ sicher vorkommt.

7doc arbeitet mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge verschlüsselt zugreifen. Auch als App erhältlich oder Zugriff über Windows-Client und VPN Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf ihr Archiv zugreifen zu können. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie geschäftlich oft unterwegs sind und Rechnungen etc. freigeben müssen. Mit einem DMS machen Sie das bequem über Ihr Mobilgerät. Die Kollegen werden zufrieden sein, da sie nicht mehr warten müssen bis Sie wieder im Büro sind. Außerdem können Bearbeitungszeiten von Rechnungen, Beschaffungsanträgen etc. dadurch erheblich reduziert werden.

Archiviert werden können jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Form es sich handelt. Sie können Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen archivieren, Ihre Lieferscheine, E-Mails, Verträge, Personaldokumente uvm. - alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Möglich ist die Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien z.B. PDFs, E-Mails, Office-Dateien, Bilder, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, TXT-Dateien, Zeichnungen uvm.

Im Rahmen einer revisionssicheren Archivierung, bei der Dokumente u.a. vor einer Löschung geschützt sein müssen, erteilet man einem normalen Anwender für gewöhnlich keine Rechte zum Löschen von Dokumenten. Ein Programm-Administrator wird dies aber immer können. Damit Anwender Dokumente „Löschen“ können, stellt man eine Funktion zum „Ausblenden“ zur Verfügung. Nach einer solchen Aktion wird das ausgeblendete Dokument nur noch von ausgesuchten Benutzern gefunden, es wird nicht tatsächlich gelöscht.

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente, wie z.B. ein Kommissionier Schein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist. Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Im Falle einer Beendigung der Zusammenarbeit werden die Dokumente in üblichen Dateiformaten zur Verfügung gestellt. Dies geschieht entweder Online auf ein von Ihnen vorgegebenes Ziel, oder auf Wunsch, auf ein Offline-Medium (externe Festplatte). Nach Abschluss und Übergabe erhalten Sie von uns eine Bestätigung der dauerhaften Löschung.

Bei Fragen oder Problemen mit einem Produkt von nuvola7 stehen wir natürlich mit Rat und Tat zur Seite. Ebenso einer unserer Partner. Sie haben Fragen zur Suchfunktion oder zu anderen Features unseres Dokumenten Management Systems? Dann kontaktieren Sie uns bitte jetzt für eine persönliche Beratung oder Hilfe.